A avaliação para gestão de documentos de arquivo
Redação
Os resultados do processo de avaliação dos documentos de arquivo dependerão de seu propósito, de seu escopo e das pessoas envolvidas. Os resultados que podem ser entregues incluem a documentação do contexto comercial, regulatório, societário e histórico de uma área de negócio; a análise funcional ou sequencial do negócio; a análise do risco e estratégias de mitigação; a lista de requisitos de documentos de arquivo acordados para a (s) área (s) de escopo dos negócios. Esta informação pode ser usada para uma variedade de propósitos, incluindo o desenvolvimento e implementação de sistemas para documentos de arquivo; o desenvolvimento e a implementação de controles de documentos de arquivo; a identificação de documentos de arquivo para recolhimento para um arquivo (seja na própria organização ou para uma instituição arquivística); a identificação dos documentos de arquivo que possuem dados pessoais; a identificação dos documentos de arquivo indicados para compartilhamento público, por exemplo, como dados abertos ou para um público restrito; os planos de migração para sistemas de negócios que tratam da proteção e gerenciamento de documentos de arquivo; o desenvolvimento ou revisão de políticas e procedimentos focados em negócios ou documentos de arquivo. Os controles que podem ser desenvolvidos ou revisados com base nos resultados da avaliação para o gerenciamento de documentos de arquivo incluem os esquemas de metadados para documentos de arquivo; o plano de classificação de negócios; regras de acesso e permissões; autoridades de destinação. Em alguns casos, os resultados da avaliação podem ser usados como controle de documentos de arquivo. Por exemplo, os resultados documentados de uma análise funcional podem ser usados como um plano de classificação de negócios. Deve-se entender os parâmetros sobre como realizar a avaliação para o gerenciamento de documentos de arquivo, descrevendo alguns dos produtos e benefícios que podem ser alcançados usando os resultados da avaliação.
Da Redação –
A avaliação para gerenciar documentos de arquivo e a implementação de produtos com base em seus resultados requerem monitoramento e análise contínua. Recomenda-se que o monitoramento seja realizado rotineiramente para avaliar se os produtos da avaliação e se os instrumentos resultantes continuam funcionando eficazmente, bem como se as mudanças no próprio negócio ou no contexto em que o negócio foi realizado indicam o escopo e o início de um novo processo de avaliação.
O monitoramento e a análise contínua dão apoio à natureza recorrente da avaliação para o gerenciamento de documentos de arquivo. Para permitir o monitoramento e a revisão eficazes, convém que uma organização determine o que precisa ser monitorado e analisado; quais as partes interessadas são incluídas nas atividades relacionadas ao monitoramento e à análise; os métodos de monitoramento, análise e avaliação para assegurar resultados válidos; a frequência com que as atividades de monitoramento e análise serão realizadas; quando os resultados do monitoramento serão analisados.
Com base nos resultados do monitoramento e análise, convém ...
Artigo atualizado em 22/12/2020 09:05.
