A análise do processo de trabalho para os documentos de arquivo
Redação
A análise do processo de trabalho é a base necessária para os seguintes processos usados na produção, captura e controle de documentos de arquivo: a identificação de requisitos de documentos de arquivo para documentar uma função ou outras conjuntos de processos; o desenvolvimento de planos de classificação baseados nas funções para identificação, localização e vinculação dos documentos de arquivo relacionados; a manutenção das ligações entre documentos de arquivo e o contexto de sua produção; o desenvolvimento de regras e convenções de nomenclatura e indexação para garantir a manutenção da identificação de documentos de arquivo ao longo do tempo; a identificação da propriedade dos documentos de arquivo ao longo do tempo; a determinação de períodos de guarda apropriados e desenvolvimento de autoridades de destinação de documentos de arquivo; a análise da gestão de riscos no contexto do sistema de documentos de arquivo; a determinação da proteção de segurança apropriada para documentos de arquivo e o desenvolvimento de permissões de acesso e níveis de segurança. Existem as orientações normativas sobre a análise do processo de trabalho sob a perspectiva da produção, captura e controle de documentos de arquivo, identificando dois tipos de análises: a análise funcional (decomposição de funções em processos); e a análise sequencial (investigação do fluxo de transações).
Da Redação –
Todas as organizações, independentemente de seu tamanho ou da natureza de seu negócio, existem e agem para atingir determinadas metas e objetivos. Para realizá-los, cada organização determinará e aplicará processos de trabalho apropriados que constituem seu negócio.
Toda organização gera documentos de arquivo nos seus processos de trabalho. Esses documentos de arquivo constituem evidências das metas e objetivos da organização, de suas decisões e de suas transações. Para entender completamente esses documentos de arquivo do negócio, é necessário entender os processos de trabalho que os geraram.
Esse entendimento também pode ser usado para identificar os documentos de arquivo que devem ser produzidos a partir de processos de trabalho e gerenciá-los ao longo do tempo como ativos da organização. A análise de processo de trabalho para documentos de arquivo é realizada para determinar os requisitos de produção, captura e controle desses.
Descreve e analisa o que acontece em uma função em um contexto específico do negócio. Não pode ocorrer de forma abstrata, mas depende da coleta precisa de informações...
Artigo atualizado em 18/04/2023 05:14.
