Os sistemas de gestão da qualidade em prefeituras

Redação

Segundo o Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (Ipea), no estudo Gestão municipal no Brasil - Um retrato das prefeituras, a gestão de uma cidade vem se tornando um tema central na formulação e na execução das políticas públicas brasileiras. Isso decorre da redefinição do papel dos municípios brasileiros no provimento de bens e serviços públicos à população, causado principalmente pelos seguintes processos: a descentralização federativa, a universalização dos direitos da cidadania e a instituição da seguridade social. Esses processos resultaram em importantes impactos nas relações fiscais da federação brasileira, principalmente após as mudanças constitucionais de 1988, com a ampliação das competências tributárias e das responsabilidades de gastos municipais. No entanto, essas mudanças também afetaram as desigualdades na repartição dos recursos entre municípios, o que torna o tema ainda mais relevante e complexo. Dessa forma, modernizar os processos administrativos já se tornou fundamental para administrações municipais que buscam mais eficiência para atender as demandas internas e dos cidadãos. Para isso, um dos caminhos a ser seguido é digitalizar, optando por soluções para gestão de prefeitura que tornem completamente dispensável o uso do papel na comunicação, registro e andamento de atividades e solicitações. As vantagens da digitalização são muitas e vão além da desmaterialização dos documentos: permite desde a padronização de fluxos, redução de custos e aumento da produtividade, até a promoção de um governo mais transparente e participativo. Ao adotar sistemas digitais que tragam inovação na gestão de prefeituras, é possível alterar o modus operandi tradicional e ter celeridade e qualidade no atendimento das demandas. Porém, muitos acreditam que este tipo de solução só cabe às grandes cidades, o que não é verdade. Com o avanço e popularização das tecnologias, administrações de todos os portes podem mudar a forma de atuação. Um exemplo de que isso é possível em pequenas cidades são as soluções em nuvem ou cloud ou ainda as plataformas de software as a servic (SaaS), que em geral são perfeitas para atenderem fluxos mais simples. As cidades menores podem superar as dificuldades de uma equipe reduzida para registrar as solicitações, apostando na efetividade da comunicação interna ao utilizar memorandos, ofícios ou protocolos eletrônicos. As grandes cidades, que são estruturadas por mais secretarias e outras instituições, também podem ter ganhos se optarem por sistemas automatizados que atendem os fluxos de acordo com o rito de cada órgão. Também, existem diretrizes para as prefeituras para a compreensão e a implementação de um sistema de gestão da qualidade que atenda aos requisitos da NBR ISO 9001:2015, a fim de atender às necessidades e expectativas de seus clientes/cidadãos e de todas as outras partes interessadas pertinentes, provendo-lhes consistentemente produtos e serviços.